「あさって、グローバル会議があるから出席よろしく」
いきなり言われて焦ること、ありませんか?
出席してみたものの、テキスト通りのきれいな英語じゃない、めっちゃ早口、対面じゃないので聞き取りにくい、そもそも緊張していつも勉強しているときみたいに聞き取れない、etc
そんな経験、ありませんか?
もし、どう準備していいかわからない、と思われているのであれば、以下の方法をおすすめします。(プロの通訳さんがいなくて、ちょっと英語が得意なメンバーさんたちで行う会議、という場を想定しています)
1. 関連資料やメールをもらっておく
日本語で考えてもそうなんですが、わからない分野と得意分野では、その情報の理解度が異なるのは当然ですよね。英語の勉強をするときに試してみてほしいのですが、苦手分野と得意分野では英語のリスニング理解度が全然ちがいます。ましてや、前もって関連材料を入手できれば、あらかじめ関係しそうな英単語を調べておけます。プロの通訳さんたちでさえ、必ず本番前に資料をもらって単語を予習されています。ましてや、専業の通訳でない場合はなおさらですよね。自分が話す台詞を準備しとくとスムーズですよね。
2. 当日の主催者にネゴしておく
何をネゴするのか、といいますと、
「自分はあまり英語が得意ではないけど、きちんと理解して進めたいので、途中話を止めて繰り返し確認させてほしい」的なことです。
電話会議は声が途切れたり早口になったりと、相手のポイントが十分に理解できないまま、会議を流してしまうことが少なからずあります。その場合、終わった後、「発言力のある地位のある人」「当事者の中では英語ができると認識されている人」の理解がそのまま正として通ってしまう場面があります。それで内容が正しいときはオールOKなのですが、正論だと思っていた話が先方とすれ違っており、先方と理解がずれたまま進み、ぎりぎりになって“そんなことは言っていない”というような結論になることもあります。なので、“おかしいな”“わからないな”というときは流れを止めてその場で確認すべきなのですが、日本人的雰囲気で
「今はそれを聞かなくてもいい」
と抑えられてしまう可能性があるのです。そのため、もしあらかじめ許可がもらえるのであれば、主催者にネゴしておいたほうがやりやすいときもあります。
3. ビジュアルで相互理解をはかる
これは外国人との会議だけでなく、日本人同士の会議でもそうなのですが、電話だけ、メールだけだと、あらぬ勘違いを引き起こしたり、トラブルのもとになったりすること、ありませんか?ましてや言語や文化が違う外国人と、目に見えない話し言葉のみで会議を行うと、英語力の問題だけでなく、聞き間違い、勘違いなどが発生しやすくなります。もし画面シェアできるような会議であれば、あらかじめパワーポイントやエクセルなどの資料でビジュアル化したり、チャットで文字を打ち込んだりすると、誤解を減らすことができます。
4.(可能であれば)外国人担当者と連絡を取れるようにしておく
私はこの方法をよく活用していました。会議主催者がいまいち外国人担当者の意図を理解せずに会議をしようとしている場合、(こっそり)先方の外国人にメールで会議目的や必要な情報を聞き、会議が終了した後も(こっそり)「今日の会議はこういうことだよね?」と確認したりしてました。実は主催者の理解が間違っていたため、確認しておいてよかった、という場面が何回かありました。事実を伝えるときは、主催者の気を悪くしないよう、さりげなく、そして納得してもらうように先方からのエビデンスを準備しておくことを忘れずに。
あくまでも私の体験をもとにしていますので、対策は上記に限らないのですが、参考にしていただけたら、うれしいです。
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